Caso de Uso | Segmentación de Contratos y Políticas para una Gestión Eficiente

Caso de Uso: Segmentación de Contratos y Políticas para una Gestión Eficiente

Descripción General: La segmentación de contratos y políticas permite organizar términos clave, como garantías, devoluciones y tiempos de entrega, en categorías específicas que facilitan su consulta y análisis. Un modelo que segmenta, organiza y utiliza búsquedas semánticas transforma la gestión de contratos, mejorando la eficiencia y asegurando que los términos críticos sean accesibles para la toma de decisiones, auditorías o negociaciones. Esto es ideal para departamentos legales, equipos de compras y ventas, y empresas que gestionan múltiples acuerdos contractuales.

¿Cómo Funciona?

1. Carga de Contratos en PDF: Los usuarios suben contratos, políticas de servicio, acuerdos de nivel de servicio (SLAs) y términos comerciales.
2. Segmentación Automática por Categorías:

• El modelo organiza automáticamente la información en secciones como:
  • Garantías: Cobertura, duración, exclusiones.
  • Devoluciones: Condiciones, plazos, costos asociados.
  • Tiempos de entrega: Fechas específicas, penalizaciones por retrasos, tiempos promedio.
  • Cláusulas adicionales: Resolución de disputas, subcontrataciones, derechos de auditoría.

1. Búsquedas Semánticas:

• Los usuarios realizan consultas específicas como:
  • «¿Cuáles son las condiciones para devoluciones en este contrato?»
  • «Identificar cláusulas de penalización por retrasos en entregas.»
  • «Encuentra contratos con garantías superiores a dos años.»

1. Generación de Resúmenes:

• Produce resúmenes que destacan:
  • Los términos más relevantes por categoría.
  • Discrepancias o riesgos potenciales en las condiciones contractuales.
  • Recomendaciones basadas en las políticas establecidas.

1. Almacenamiento en Base de Datos Vectorial:

• Los contratos procesados se almacenan de forma organizada, permitiendo búsquedas rápidas y comparaciones futuras.

Ejemplo Práctico

Escenario: Un equipo legal de una empresa minorista necesita revisar 100 contratos con proveedores para garantizar que cumplen con las políticas de la compañía.

Proceso con el Modelo:

1. Carga de Contratos: Se suben los contratos en formato PDF al sistema.
2. Segmentación del Modelo:

• El sistema organiza la información en:
  • Garantías: Cobertura de productos defectuosos por un mínimo de 12 meses.
  • Devoluciones: Plazos para devoluciones sin penalización.
  • Tiempos de entrega: Fechas de cumplimiento y consecuencias por retrasos.

1. Búsqueda Semántica:

• El equipo consulta:
  • «Contratos con penalizaciones por incumplimientos en entregas.»
  • El sistema responde con:
    • Contrato 1: Penalización del 5% por cada semana de retraso.
    • Contrato 2: Resolución inmediata del contrato en caso de retrasos mayores a 30 días.

1. Generación de Resúmenes Comparativos:

• El modelo genera un informe que incluye:
  • Condiciones específicas de devolución y garantías en cada contrato.
  • Contratos que no cumplen con las políticas internas.
  • Recomendaciones para renegociaciones o ajustes.

1. Salida del Informe: El equipo recibe un análisis consolidado que facilita priorizar acciones en los contratos que requieren atención.

Beneficios del Modelo en la Segmentación de Contratos y Políticas

1. Organización Clara y Precisa:

• Segmenta automáticamente términos contractuales clave en categorías específicas.

2. Búsquedas Basadas en Contexto:

• Permite localizar términos relevantes rápidamente, incluso si están redactados de manera diferente en los contratos.

3. Comparaciones Rápidas:

• Identifica discrepancias entre contratos y políticas internas de manera eficiente.

4. Generación de Resúmenes:

• Proporciona un análisis claro de los términos más relevantes para la toma de decisiones informada.

5. Almacenamiento y Recuperación Eficiente:

• Centraliza la gestión de contratos, permitiendo búsquedas rápidas y revisiones futuras.

Aplicaciones Adicionales

1. Auditorías de Contratos:

• Verifica el cumplimiento de términos contractuales con las políticas de la organización.

1. Renegociación de Acuerdos:

• Identifica términos desfavorables o riesgosos que requieren ajustes.

1. Cumplimiento Normativo:

• Asegura que las cláusulas contractuales cumplan con regulaciones locales e internacionales.

1. Gestión de Riesgos:

• Resalta posibles riesgos en términos de garantías, devoluciones y penalizaciones.

1. Consultoría Legal:

• Facilita la revisión y evaluación de contratos en procesos legales o comerciales.

Ejemplo en la Práctica

Escenario Adicional:

Un equipo de compras necesita evaluar acuerdos con proveedores de logística para optimizar tiempos de entrega y condiciones de devoluciones.Sin el modelo:

• Los analistas revisan manualmente cada contrato, lo que lleva semanas y aumenta el riesgo de omitir términos importantes.

Con el modelo:

• El sistema segmenta automáticamente los contratos y genera un informe que destaca:
  • Garantías: Cobertura promedio de 18 meses, con exclusiones en algunos proveedores.
  • Devoluciones: Términos inconsistentes en plazos y costos de devolución.
  • Tiempos de entrega: Algunos contratos no incluyen penalizaciones claras por retrasos.
  • Recomendación: Renegociar condiciones de devolución con proveedores clave.

Conclusión

La segmentación automatizada de contratos y políticas mediante búsquedas semánticas y generación de resúmenes permite a las organizaciones gestionar grandes volúmenes de información contractual de manera eficiente y precisa. Este modelo facilita el cumplimiento, la identificación de riesgos y la optimización de acuerdos comerciales, siendo ideal para equipos legales, compras y auditorías.