Caso de Uso | Auditoría de Documentos Públicos con Identificación de Puntos Críticos

Caso de Uso: Auditoría de Documentos Públicos con Identificación de Puntos Críticos

Descripción General:
La auditoría de documentos públicos, como contratos, pliegos de condiciones y acuerdos, es un proceso esencial para garantizar la transparencia, el cumplimiento normativo y la eficacia en la gestión pública. Un modelo semántico generativo que procesa PDFs puede analizar estos documentos automáticamente, extrayendo los puntos críticos, como términos clave, responsabilidades, costos y cronogramas, y generando resúmenes claros que faciliten la supervisión y la toma de decisiones.

¿Cómo Funciona?

1. Carga de los Documentos Públicos en PDF:
   Los auditores suben contratos, pliegos de condiciones o acuerdos al sistema para su análisis.
2. Procesamiento del Documento:

• El modelo utiliza procesamiento del lenguaje natural (NLP) para identificar:
  • Términos clave: Objetivos, alcance del contrato o acuerdo.
  • Responsabilidades: Obligaciones de las partes involucradas.
  • Costos: Montos totales, desglose presupuestario y condiciones de pago.
  • Cronogramas: Fechas de inicio, plazos intermedios y finalización.
  • Penalizaciones: Sanciones por incumplimientos.

1. Identificación de Puntos Críticos:

• Señala cláusulas clave relacionadas con la transparencia, el cumplimiento normativo y el impacto en recursos públicos.
• Detecta inconsistencias, lagunas o términos ambiguos que puedan generar riesgos legales o administrativos.

1. Generación del Resumen:

• Produce un informe organizado que destaca los puntos más relevantes del documento y los posibles riesgos identificados.

1. Almacenamiento y Consultas Semánticas:

• Los documentos auditados se almacenan en bases de datos vectoriales para búsquedas rápidas y análisis futuros.

Ejemplo Práctico

Escenario:
Un organismo público necesita auditar contratos de construcción para un proyecto de infraestructura vial y garantizar que cumplen con los pliegos de condiciones aprobados.

Proceso con el Modelo:

1. Carga del Documento:
   Los contratos y pliegos de condiciones se suben al sistema en formato PDF.
2. Análisis del Modelo:

• Contrato 1:
  • Términos clave: Construcción de 10 km de carretera.
  • Costos: $10,000,000.
  • Cronograma: Inicio en enero de 2024, entrega en diciembre de 2024.
  • Penalizaciones: Multa del 2% del presupuesto por cada mes de retraso.
• Contrato 2:
  • Términos clave: Supervisión técnica del proyecto.
  • Costos: $500,000.
  • Cronograma: Desde enero de 2024 hasta enero de 2025.
  • Riesgos detectados: No especifica condiciones de rescisión en caso de incumplimiento técnico.

1. Generación del Resumen:
   El modelo produce un informe que incluye:

• Puntos críticos:
  • Alcance y montos de los contratos.
  • Penalizaciones claras en el Contrato 1, pero omisión de términos de rescisión en el Contrato 2.
• Recomendaciones:
  • Revisar y aclarar las cláusulas de rescisión del Contrato 2.

1. Salida del Informe:
   Los auditores reciben un resumen estructurado que detalla los puntos clave y las áreas críticas para su revisión.

Beneficios del Modelo en la Auditoría de Documentos Públicos

1. Ahorro de Tiempo:

• Automatiza el análisis de documentos extensos, reduciendo el tiempo necesario para identificar puntos clave.

2. Mayor Transparencia:

• Extrae y organiza información crítica, facilitando la revisión y asegurando el cumplimiento de normas de transparencia.

3. Identificación de Riesgos:

• Resalta posibles omisiones, inconsistencias o lagunas en los documentos que puedan generar problemas legales o administrativos.

4. Resúmenes Claros y Estructurados:

• Proporciona informes organizados que son fáciles de comprender para equipos de auditoría o toma de decisiones.

5. Consultas Fáciles y Organizadas:

• Los documentos procesados se almacenan para búsquedas rápidas y basadas en contexto en auditorías futuras.

Aplicaciones Adicionales

1. Revisión de Contratos Públicos:

• Verifica que los términos contractuales cumplan con las normativas aplicables y protejan los intereses públicos.

1. Supervisión de Pliegos de Condiciones:

• Asegura que los pliegos reflejen adecuadamente los objetivos y necesidades del proyecto.

1. Comparación de Acuerdos:

• Analiza y compara múltiples acuerdos similares para identificar discrepancias o ventajas.

1. Cumplimiento Normativo:

• Verifica que los documentos estén alineados con regulaciones locales, nacionales o internacionales.

Ejemplo en la Práctica

Escenario Adicional:

Un municipio necesita auditar contratos de suministro de servicios básicos, como agua potable y electricidad, para garantizar que se están cumpliendo las condiciones pactadas.

Sin el modelo:

• Los auditores revisan manualmente decenas de documentos, lo que lleva semanas.

Con el modelo:

• El sistema procesa automáticamente los contratos, generando resúmenes que resaltan puntos críticos como cronogramas, penalizaciones y montos presupuestarios, permitiendo a los auditores centrarse en las áreas más importantes en cuestión de horas.

Conclusión

La auditoría automatizada de documentos públicos con generación de resúmenes permite a los organismos públicos garantizar la transparencia, el cumplimiento normativo y la gestión eficiente de los recursos. Este modelo semántico no solo ahorra tiempo y mejora la precisión, sino que también proporciona herramientas para identificar riesgos y optimizar los procesos administrativos. Ideal para ayuntamientos, ministerios y organismos reguladores que manejan grandes volúmenes de documentos críticos.