Chatbot Multimodal | Filantropía y ONGs

Filantropía y ONGs (Análisis de Informes, Recibos y Documentos Escaneados para Proyectos Sociales y Subvenciones)

Escenario:

En el sector de filantropía y ONGs, las organizaciones manejan grandes volúmenes de informes, recibos y documentos escaneados relacionados con proyectos sociales, subvenciones y donaciones. La gestión eficiente de esta documentación es crucial para la transparencia, la rendición de cuentas y la evaluación de los proyectos financiados. Un chatbot multimodal combinado con un extractor semántico basado en OCR + Computer Vision + LLM puede automatizar el análisis de estos documentos, facilitando la extracción de información relevante y mejorando la eficiencia en la gestión de proyectos sociales y fondos de subvenciones.

Cómo Funciona la Integración en el Sector de Filantropía y ONGs

1. Interacción Multimodal con el Chatbot:

• Los gestores de proyectos, administradores de fondos y auditores pueden interactuar con el chatbot multimodal mediante:
  • Texto: Solicitando la extracción de información de informes, recibos o documentos de proyectos relacionados con subvenciones y donaciones.
  • Imágenes: Subiendo imágenes escaneadas de documentos financieros, informes de proyectos o recibos para que el sistema extraiga automáticamente la información relevante, como los montos, fechas, beneficiarios y detalles del proyecto.
  • Audio: Realizando consultas verbales sobre el contenido extraído, como detalles financieros de un proyecto o los resultados de un informe de evaluación.

1. Extracción de Información de Informes, Recibos y Documentos Escaneados:

• OCR: El chatbot utiliza OCR para extraer texto de informes de proyectos, recibos escaneados y documentos financieros. Esto incluye información clave como montos recibidos o gastados, fechas de las transacciones, beneficiarios, y detalles de los proyectos sociales financiados.
• Computer Vision: Analiza las imágenes para identificar y organizar la información en formularios o tablas presentes en los informes y recibos, permitiendo que los datos financieros o administrativos sean presentados de manera estructurada.
• LLM (Large Language Model): Una vez que el texto ha sido extraído y analizado, el LLM organiza la información contextualmente. Esto permite generar resúmenes de los informes, analizar el uso de los fondos y verificar si los gastos son consistentes con los objetivos del proyecto o las condiciones de la subvención.

1. Automatización del Proceso de Evaluación y Gestión de Proyectos Sociales y Subvenciones:

• Extracción de Información Financiera de Documentos de Subvenciones: El sistema puede extraer automáticamente los datos financieros de documentos relacionados con subvenciones, incluyendo el monto total del financiamiento, los desembolsos realizados, y los gastos reportados, facilitando la evaluación del uso de los fondos.
• Análisis de Informes de Proyectos: Los informes de progreso y evaluación de proyectos sociales pueden ser analizados automáticamente, proporcionando resúmenes que destacan los logros, las dificultades, y el impacto del proyecto en la comunidad, así como verificando si los fondos se utilizaron según lo previsto.
• Procesamiento de Recibos Escaneados: Los recibos relacionados con gastos de proyectos pueden ser digitalizados y analizados automáticamente, extrayendo información como el proveedor, el monto gastado, y la fecha de la transacción, ayudando a las ONGs a realizar auditorías internas o rendiciones de cuentas a los donantes.

1. Respuesta en Tiempo Real y Gestión de Fondos de Proyectos:

• Texto: El chatbot proporciona respuestas detalladas sobre la información extraída de los informes o recibos, respondiendo a preguntas como «¿Cuánto se gastó en materiales educativos?» o «¿Qué resultados se lograron con el financiamiento de este proyecto?»
• Imágenes: Para documentos escaneados, el sistema puede destacar visualmente las partes clave de un informe o recibo, facilitando la verificación de los datos financieros o del progreso de los proyectos.
• Audio: Los gestores de proyectos o auditores pueden realizar consultas verbales sobre el estado de los fondos, como «¿Qué fondos están pendientes de desembolso?» o «¿El gasto de este recibo es consistente con los objetivos del proyecto?», recibiendo respuestas automáticas en tiempo real.

Ventajas de la Integración en el Sector de Filantropía y ONGs

1. Automatización de la Gestión de Proyectos y Subvenciones:

• Las ONGs y organizaciones filantrópicas pueden automatizar la extracción de datos clave de los informes y recibos relacionados con los proyectos, lo que acelera el proceso de seguimiento financiero y la rendición de cuentas a los donantes o patrocinadores.

1. Transparencia y Rendición de Cuentas:

• El sistema facilita la transparencia al extraer y organizar automáticamente la información financiera y de progreso de los proyectos, lo que permite a las organizaciones rendir cuentas de manera precisa y rápida, asegurando que los fondos se utilicen adecuadamente y según lo previsto.

1. Mayor Precisión en la Evaluación de Proyectos:

• Al automatizar el análisis de los informes de proyectos, el sistema garantiza la captura precisa de los resultados y el impacto social, lo que permite a los gestores de proyectos identificar logros, desafíos y áreas de mejora con mayor precisión y rapidez.

1. Optimización del Proceso de Auditoría:

• Los documentos financieros y recibos pueden ser digitalizados y organizados de manera automatizada, lo que facilita las auditorías internas y externas de los proyectos financiados, reduciendo el riesgo de errores o fraudes en la gestión de los fondos.

1. Reducción de Errores Humanos en la Gestión de Documentos Financieros:

• Al automatizar la extracción de información de documentos financieros y recibos, se minimizan los errores humanos en la entrada de datos, lo que garantiza que los reportes financieros sean precisos y completos.

1. Escalabilidad para Grandes Proyectos e Instituciones Internacionales:

• Este sistema es altamente escalable, lo que permite a las grandes ONGs o instituciones filantrópicas procesar grandes volúmenes de documentos, informes y recibos relacionados con múltiples proyectos y subvenciones de forma simultánea.

1. Integración con Sistemas de Gestión de Proyectos y Subvenciones:

• La información extraída puede integrarse directamente en sistemas de gestión de proyectos o plataformas de subvenciones, facilitando el seguimiento del progreso y el uso de los fondos en tiempo real, y mejorando la coordinación entre equipos y financiadores.

Ejemplo de Flujo de Trabajo en un Chatbot Multimodal para Filantropía y ONGs

• Caso 1: Un gestor de proyecto sube un informe de progreso de un proyecto social.
  • Chatbot: «¿Qué información deseas extraer del informe?»
  • Gestor de Proyecto: «Extrae los logros principales y el uso de los fondos.»
  • Respuesta del Chatbot: «El proyecto ha completado la construcción de 3 pozos de agua potable, beneficiando a 500 familias. Se utilizaron 10,000 euros para materiales y 5,000 euros para mano de obra.»
• Caso 2: Un auditor sube una imagen de un recibo escaneado relacionado con un gasto de un proyecto.
  • Chatbot: «¿Qué información deseas extraer del recibo?»
  • Auditor: «Extrae el proveedor, monto y fecha del gasto.»
  • Respuesta del Chatbot: «Proveedor: Compañía ABC. Monto: 1,500 euros. Fecha: 15 de octubre de 2024. Descripción: Compra de materiales educativos.»
• Caso 3: Un responsable de financiamiento realiza una consulta verbal sobre una subvención recibida.
  • Chatbot: «¿Qué información deseas saber sobre la subvención?»
  • Responsable de Financiamiento: «¿Cuánto dinero queda pendiente por desembolsar?»
  • Respuesta del Chatbot: «Quedan pendientes 20,000 euros por desembolsar, correspondientes al último trimestre de 2024.»

Esta integración de un chatbot multimodal con un extractor semántico basado en OCR + Computer Vision + LLM en el sector de filantropía y ONGs permite automatizar la gestión y evaluación de informes, recibos y documentos relacionados con proyectos sociales y subvenciones, mejorando la transparencia, la rendición de cuentas y la eficiencia en el uso de los fondos, al mismo tiempo que se optimiza el proceso de seguimiento y auditoría de proyectos.